傳統的圖紙和文檔處理方法是基于個人電腦和電子郵件的附件, 這樣很難實現資源共享和對圖紙與文檔不同版本的修訂以及使用過程的追蹤與控制。對于公司管理者來說，文件共享服務器已經遠遠不能滿足現代企業所對其寶貴知識資產的管理與保護需求。文檔的丟失、無意間的刪除以及多版本所造成的混亂嚴重影響了企業的工作效率。
思智ECM除了是一套性價比極高的企業文檔管理及知識管理系統，也是一套面向設計過程的圖文檔管理軟件，思智ECM采用現代網絡技術為基礎，遵循國際領先設計企業的工作模式，整合設計及管理流程，為圖文檔管理需求的單位量身定做一套信息集成應用管理系統——思智ECM。系統采用 CAD 圖形預覽和批注技術，大幅提高圖文信息管理和協同設計的工作效率。
思智ECM的目標是幫助企業建立高效的內部溝通機制，實施科學的工作流程（如下圖所示），提供詳細、及時、準確的決策支持信息，提高設計過程的管理水平，提升核心競爭力。
思智ECM工作流程圖
思智ECM可以實現以下功能：
1、實現圖紙的電子化歸檔，實現圖紙管理流程的建立和完善；
2、圖紙變更的歷史記錄、版本控制、日志跟蹤；
3、實現與現有的圖紙編輯軟件 (Auto CAD)實行無縫連接；
4、客戶端可以通過瀏覽器或客戶端程序方便的查看各種格式的圖紙；
5、可按照具體需求靈活的建立文檔結構；
6、可按用戶需求實現文檔編號規則；
7、文檔屬性可按用戶需求進行維護；
8、可提供針對整個圖紙管理系統的完整備份功能，包括數據庫及存儲區；
9、非圖紙類文檔也可以使用思智ECM的標準功能和流程。
思智ECM為企業提供一個專業圖文檔管理系統，為設計項目建立一個共享和協同的工作平臺，保障項目文檔共享和傳輸的暢通。
1、保證項目文檔集中管理，實現對文檔的狀態管理和實時監控；
2、實現設計文檔的異地存儲、實時共享的問題。保證項目組全員能夠訪問最新的信息，能夠跨越地理界限的限制有效地工作，提高項目信息的共享和傳輸效率；
3、實現設計文檔不同級別的安全訪問控制，既保證不同的受控方之間的共享和協同，又保證不同的受控方之間相互獨立，互不干擾；
4、為企業設計體系建立一個共享和協同的工作平臺，統一的文檔發布，使不同參與方獲取到同一的版本文檔，保證文檔引用的一致性；
5、通過系統實現對各種文檔的管理，控制文檔的版次演變過程，構建基于權限共享的協同管理環境；
6、思智ECM能夠無縫集成各類主流設計和辦公工具軟件，項目人員基于系統可進行設計流程的校審和文檔歸檔等工作；
7、實現文檔的生命周期管理和有效版本控制，使各類文檔從創建、校審、成品、升版等整個生命周期有一個規范化的過程，實現對全過程管理。嚴格遵循項目中的文檔管理制度，規范共享和管理流程；
8、嚴格控制設計流程，規范設計和管理過程，貫徹實施 IS09000 對過程質量管理的要求，提高企業的設計質量和水平；
9、加強領導人員對項目管理和經營管理的監控力度，降低企業的經營、管理成本，提供科學的分析和數據，提升企業的經營管理水平；
10、系統能夠統計關鍵項目文檔的狀態與屬性信息，幫助項目經理了解項目進度與狀態；
11、通過集中管理所有項目的關鍵信息，項目經理可管理并協調多個項目；項目經理可及時察看多個項目的各種重要信息，如事件、任務和狀態，能夠對關鍵的項目問題 作出快速響應。
思智泰克針對企業現況，以及未來發展的需要，推出專業高效、簡單易用，低風險、低成本的思智ECM設計項目信息化管理系統。通過信息化系統的實施和建設，提升企業的協同設計的水平，提高企業管理、項目管理的效率，從而總體提升企業的核心競爭力！
思智ECM圖文檔管理系統有以下優勢特點：
1、先進性。思智泰克順應計算機技術發展潮流，根據國際標準開發系統，結合中國設計行業特點，前瞻性的對系統進行合理設計。為用戶提供最先進、最有生命力的解決方案。不僅可以明顯提高用戶的工作效率，還在一定程度上適應未來業務發展的模式。
思智泰克采用先進的基于多層架構的解決方案，結合思智泰克獨有的人工智能 CAD 圖形識別技術，憑借多項國際領先的專利技術，保證系統可以在較長時間內保持國際和國內的領先水平。
2、靈活性。思智ECM解決方案為多層架構，各層有其特定功能（平臺層、業務層、表現層及訪問層）。這樣的架構提供極大的可擴展性、靈活性和穩定性。
3、安全性。設計信息的安全是企業運作的基礎。因非法侵入、管理漏洞而造成信息泄密、篡改以及丟失等嚴重問題常常困擾企業管理層。思智ECM 圖文檔管理系統采用了當今最高端的安全技術為企業保護其知識資產。思智ECM在系統層、網絡層、數據層及應用層 （文檔/工作流/流程）提供多級安全控制措施。
4、擴展性。思智ECM 具有高度靈活的系統擴展結構，可以很容易地從單點服務器結構擴展到多點集群結構，滿足由于用戶使用規模的增長而對系統并發性和可靠性的需求。思智ECM的擴展性包括兩個方面：分布式結構和集群結構。所有的這些擴展方案，只需要在后臺實施，對原有用戶的使用是完全透明的。通過將分布式結構和集群結構結合，則可以構 建出更為強大的、可靠的、靈活的 ECM 運行環境。
5、集成性。思智ECM 通過網絡瀏覽器瀏覽，用戶界面簡單易用。SOAP/XML ECM 提供基于SOAP/XML的應用程序接口，確保無縫化集成，并因此確保信息與外部應用程序的順利交換。
6、易于實施。系統實施可以做到循序漸進，風險可控制，首先為設計人員提供專業圖文設計環境，管理好個人圖文資料，再逐步綜合管理整個公司的信息和實施項目管理、協同設計。用戶可以用很少費用先在局部采用，以點帶面，取得成功后再逐步擴大使用范圍。
7、兼容性。思智ECM兼容傳統模式，充分考慮了傳統的各種工作模式，用戶可以首先利用本地文檔夾按照傳統的工作模式，結合系統強大的功能，對現有的工作進行管理，可以實現平滑過渡。用戶可以輕松的在傳統環境和系統環境下同時工作，無需并行重復工作，在條件成熟后，逐步加大 ECM 的使用深度和廣度。
8、可維護性。思智ECM作為一個大型的企業應用軟件系統，受到管理、人員、技術等方方面面的不斷發展變化的因素所制約，在運行過程中需要不斷修正和功能完善。因此，本系統是建立在可自定義平臺上，用戶容易對應用功能進行修改和添加。系統提供一些用戶自定義工具，如組織定義、權限定義、流程定義、表單定義、報表定義等，使用戶可以根據內外環境的變化不斷的完善管理系統；能夠真正快速適應未來系統需求擴展或變化的需要。
