固定資產(chǎn)是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是保障各項(xiàng)工作川頁(yè)利開(kāi)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。近些年出現(xiàn)的固定資產(chǎn)管理軟件，雖然在很大程度上解決了手工記賬方式的問(wèn)題，但多數(shù)系統(tǒng)采用手工方式錄入數(shù)據(jù)，不僅速度慢、易產(chǎn)生錯(cuò)誤，而且存在資產(chǎn)管理中資產(chǎn)實(shí)物與賬務(wù)信息脫節(jié)的嚴(yán)重問(wèn)題，難以滿(mǎn)足管理的需要，與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理方式不相適應(yīng)。
科學(xué)地管理好固定資產(chǎn)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，良好的資產(chǎn)管理可以減少浪費(fèi)，提高資產(chǎn)的利用率，直接降低運(yùn)行成本。結(jié)合條碼技術(shù)可以使得固定資產(chǎn)的管理變得輕松和簡(jiǎn)早。在固定資產(chǎn)管理中，條碼的作用主要是實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)采集。具有速度快、正確率高、易于制作、成本低的特點(diǎn)，極大地簡(jiǎn)化了作業(yè)，提高了工作效率。條碼技術(shù)的引入有效地解決了信息流和貧產(chǎn)實(shí)物流的對(duì)應(yīng)等固定資產(chǎn)管理的難題，使企業(yè)更輕松、更有效地管理固定資產(chǎn)。在本文中，我們將向大家詳細(xì)介紹條碼技術(shù)在行政事業(yè)等單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用。
一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用
固定資產(chǎn)是維系正常營(yíng)運(yùn)的必要的物質(zhì)條件。固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)是否合理，使用是否有效，核算是否正確，直接關(guān)系到資產(chǎn)實(shí)物管理和財(cái)務(wù)核算。因此，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的核算和管理，管好、用好固定資產(chǎn)，其目的是保護(hù)固定資產(chǎn)的安全、完整和提高固定資產(chǎn)的使用效率，充分發(fā)揮其效能，節(jié)約資金，對(duì)確保行政事業(yè)的健康發(fā)展和提高效益，具有十分重要的意義。
XX區(qū)人民政府是新近由二個(gè)區(qū)組建而成，地域擴(kuò)展，資產(chǎn)迅速增長(zhǎng)。為防治國(guó)有資產(chǎn)流失，達(dá)到優(yōu)化配置，提高使用效益，節(jié)約國(guó)家財(cái)政開(kāi)支等目的，決定在全區(qū)進(jìn)一步規(guī)范行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)區(qū)級(jí)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理。制定了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理暫行辦法，成立了固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，下達(dá)了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理實(shí)施辦法、范圍、時(shí)間安排。
針對(duì)我公司提供的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，結(jié)合區(qū)人民政府固定資產(chǎn)管理辦法，對(duì)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)作了一定的客戶(hù)化修正。
1．為確保資產(chǎn)的原始數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)和建擋卡片上增加“資產(chǎn)歸屬”字段。該字段有2種狀態(tài)：0和1，表示“XX區(qū)”和“YY區(qū)”。 系統(tǒng)的錄入中可以進(jìn)行選擇，卡片顯示方式為：—個(gè)多選框，文字為：XX區(qū)資產(chǎn)。該項(xiàng)選中時(shí)表示該資產(chǎn)是XX區(qū)的，未選中時(shí)為YY區(qū)的。
2．查詢(xún)、報(bào)表、盤(pán)點(diǎn)界面中增加一個(gè)下拉列表。內(nèi)容為：全區(qū)(XX區(qū)、YY區(qū))并可以按所選的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。其中選擇“全區(qū)”時(shí)，相當(dāng)于選擇所有資產(chǎn)。
3．固定資產(chǎn)卡片設(shè)置成兩類(lèi)，分房產(chǎn)類(lèi)和非房產(chǎn)類(lèi)(陽(yáng)·卡)。
4．根據(jù)行政事業(yè)單位細(xì)則，修改“購(gòu)置方式”和以購(gòu)置方式統(tǒng)計(jì)的相關(guān)報(bào)表。購(gòu)置方式：預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外、自籌、調(diào)撥、捐贈(zèng)、盤(pán)盈、其它。
5．修改“固定資產(chǎn)月統(tǒng)計(jì)表報(bào)二”和“固定資產(chǎn)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表”。格式見(jiàn)“固定資產(chǎn)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表．x：s”。其中購(gòu)入合計(jì)二預(yù)算內(nèi)+預(yù)算外+自籌。
6．修改“退出方式”和以退出方式統(tǒng)計(jì)的相關(guān)報(bào)表。退出方式：報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、盤(pán)虧、失效、捐贈(zèng)、調(diào)出。
7．加入“面積”字段，格式見(jiàn)“固定資產(chǎn)盤(pán)虧明細(xì)表．x，s”，增加打印預(yù)覽，尤其是在“綜合查詢(xún)”中。
8．增設(shè)二級(jí)操作員權(quán)限管理
總部分二個(gè)級(jí)別的操作員，一個(gè)可以看到和操作下級(jí)單位的資產(chǎn)，另—個(gè)只能看到和操作本單位的資產(chǎn)。為確保全區(qū)固定資產(chǎn)系統(tǒng)所錄入的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)部登錄保留的相關(guān)數(shù)據(jù)是一致的，區(qū)固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)固定資產(chǎn)原值或評(píng)估值及其在此基礎(chǔ)上計(jì)算得出的固定資產(chǎn)折舊，資產(chǎn)的數(shù)量，錄入的數(shù)據(jù)和時(shí)間，固定資產(chǎn)報(bào)廢等事項(xiàng)和所屬單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通和統(tǒng)一。
行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理實(shí)施辦法相關(guān)制度及規(guī)章已制定：資產(chǎn)的錄入及條碼粘貼工作，負(fù)責(zé)人明確；資產(chǎn)的報(bào)廢，轉(zhuǎn)移，借用手續(xù)的制定及完善；原有同類(lèi)資產(chǎn)建檔的規(guī)定及相應(yīng)措施。區(qū)所屬單位資產(chǎn)管理部門(mén)提在供資產(chǎn)分類(lèi)、資產(chǎn)所屬部門(mén)、資產(chǎn)保管人等。
我公司項(xiàng)目組和XX區(qū)固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組精心組織，分2—3批對(duì)區(qū)所屬單位資產(chǎn)保管員及相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)(系統(tǒng)的架構(gòu)和操作)再進(jìn)入實(shí)施階段。
二、系統(tǒng)實(shí)施
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)一操作流程(見(jiàn)圖1)
1、資產(chǎn)信息錄入
A．固定資產(chǎn)的分類(lèi)及增加
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，所有的固定資產(chǎn)是完全按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分和歸類(lèi)的。用戶(hù)也可根據(jù)實(shí)際情況重新定義。對(duì)于一些特定的固定資產(chǎn)如：HUB的劃分，有可能
是通訊設(shè)備使用的，也有可能是在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中使用的，所以我們要在系統(tǒng)錄入時(shí)作統(tǒng)一的歸類(lèi)。同時(shí)隨著時(shí)間的推移還有可能會(huì)出現(xiàn)一些新的固定資產(chǎn)設(shè)備，對(duì)于這類(lèi)固定資產(chǎn)的錄入就需要進(jìn)行固定資產(chǎn)類(lèi)別的創(chuàng)建。在軟件使用初期，建議在資產(chǎn)錄入之前，使用查詢(xún)功能，查詢(xún)此資產(chǎn)的分類(lèi)情況，要與以前的分類(lèi)一致。
資產(chǎn)錄入首先考慮名稱(chēng)，從名稱(chēng)上考慮用途，有特殊名稱(chēng)或用途的資產(chǎn)要在“備注”戊“睨明”中指明，每條資產(chǎn)錄入時(shí)要落實(shí)到具體的品牌、型號(hào)和類(lèi)型，比如“惠普6L激光打印機(jī)”，此名稱(chēng)將反映在標(biāo)簽上，要一目了然，刁；能只寫(xiě)“惠普”，避免同類(lèi)產(chǎn)品過(guò)多時(shí)產(chǎn)生分歧，無(wú)法區(qū)分型號(hào)而影響效率。
B．行政機(jī)構(gòu)所屬部門(mén)和企事業(yè)有所不同，可在部門(mén)設(shè)置中增加和減少。
C．固定資產(chǎn)保管人明確。固定資產(chǎn)保管人要落實(shí)到位，每個(gè)部門(mén)可指定—人，負(fù)責(zé)保管本部門(mén)的所有資產(chǎn)，互相借用時(shí)要此人經(jīng)手，落實(shí)到書(shū)面上。
D．使用期限與折舊月份
使用期限與折舊月份可以不同，以財(cái)務(wù)部門(mén)規(guī)定為準(zhǔn)。行政機(jī)構(gòu)的折舊方式不同于企事業(yè)，折舊率可根據(jù)具體的規(guī)定填入。
E．字符輸入狀態(tài)
2．資產(chǎn)錄入時(shí)要注意字符輸入狀態(tài)，有些地方只能輸入數(shù)字。
3．經(jīng)審核后按部門(mén)產(chǎn)生資產(chǎn)條碼及資產(chǎn)明細(xì)表
4．資產(chǎn)條碼標(biāo)簽粘貼(帶上條碼標(biāo)簽及相關(guān)明細(xì)表)
5．盤(pán)點(diǎn)流程和注意事項(xiàng)
A．在資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)之前需要把該部門(mén)資產(chǎn)信息下載到條碼閱讀器中，然后帶上固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表，也可以把該部門(mén)的所有資產(chǎn)報(bào)表打印山來(lái)，以便現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)。現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)時(shí)盤(pán)盈的資產(chǎn)閱讀器會(huì)提示，馬上與保管人聯(lián)系，詢(xún)問(wèn)原因，紀(jì)錄在固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表。全部盤(pán)完成后，利用閱讀器的查詢(xún)功能，查詢(xún)“異常”和“未盤(pán)點(diǎn)”信息，如有此情況馬上與保管人聯(lián)系，在另外一張固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表—上記錄所有資產(chǎn)的盤(pán)虧的信息，回來(lái)統(tǒng)一錄入，按照記錄內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整，在“添加”、“刪除”、“轉(zhuǎn)移” 中對(duì)需要調(diào)整的資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)整。
B．針對(duì)性的設(shè)計(jì)第一次和第二次固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)表格。在固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中第一次進(jìn)行固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)，我們會(huì)了解到固定具體名稱(chēng)、所在的部門(mén)、現(xiàn)在使用的狀況等等。而對(duì)于第二次固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)，會(huì)有我們?cè)诘谝淮喂潭ㄙY產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中不能準(zhǔn)確反應(yīng)固定資產(chǎn)所在的部門(mén)需要我們做相應(yīng)的資產(chǎn)凋整，這個(gè)時(shí)候我們需要根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移。
C． 規(guī)范系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中相關(guān)文檔。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實(shí)施中，有很多固定資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧的數(shù)據(jù)，對(duì)于這些固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)，我們現(xiàn)場(chǎng)的系統(tǒng)實(shí)施工程師，往往認(rèn)為固定資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧的數(shù)據(jù)，不是特別多，已經(jīng)做了相關(guān)的數(shù)據(jù)記載，而沒(méi)有對(duì)記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一，保存、整理，結(jié)果導(dǎo)致在最終我們進(jìn)行固定資產(chǎn)匯總時(shí)，數(shù)據(jù)無(wú)法對(duì)平。
D．制定固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表
在進(jìn)行固定資產(chǎn)條碼的初次粘貼和盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中可能會(huì)有一些固定資產(chǎn)無(wú)法在第—次完全實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)，對(duì)于多出來(lái)固定資產(chǎn)實(shí)物，我們要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的登記，以便下一步進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整。
E．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總
盤(pán)點(diǎn)過(guò)后上傳數(shù)據(jù)時(shí)一定要先清空系統(tǒng)中的盤(pán)點(diǎn)表，以免以前的盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)和此次數(shù)據(jù)混淆。
F．異常情況處理(根據(jù)規(guī)定)
G．系統(tǒng)中資產(chǎn)修正
H．匯總統(tǒng)計(jì)
I．針對(duì)性處理
J．生成最終報(bào)表 (要求的報(bào)表格式與目前資產(chǎn)管理軟件有部分不同，要稍作修改)生成最新月報(bào)后，要對(duì)所有資產(chǎn)進(jìn)行鎖定操作。因?yàn)槿绻蓤?bào)表后，需對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行鎖定操作。這些資產(chǎn)一經(jīng)鎖定后，如對(duì)其及進(jìn)行修改，系統(tǒng)將提醒用戶(hù)重新生成月報(bào)表，以減少報(bào)表數(shù)據(jù)失真。
K．資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)保存
在“assets”中，有“assets．db”的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，所建固定資產(chǎn)資料都存儲(chǔ)在里面，可以拷出來(lái)在其他機(jī)器上使用和備份。
